Parola Számviteli Levelek Banki utalások legjobb gyakorlata

Szeretné növelni a nyereségét vagy csökkenteni a költségeit vagy éppen jelentősen megemelni a tevékenysége hatékonyságát? A „legjobb gyakorlat” címszó alatt olyan megoldásokat írunk le, amelyek segítenek Önnek abban, hogy időt nyerjen magának vállalkozásának, partnereinek és így hatékonyabban tudjon működni.

Végeredményben pedig nyereségesebb lesz a vállalkozása.

________________________________________________


ELŐSZÓ

Ebben a dokumentumban a banki bizonylatok készítésével, feldolgozásával kapcsolatos feladatokat foglaljuk össze, rámutatunk a leggyakoribb problémákra, javaslatot adunk azok megoldására.

A banki bizonylatok kezelése a vállalkozásoknál jelentős adminisztrációs terhet jelent.

• A banki utalásokat el kell indítani, ehhez ismerni kell az esedékes számlákat és fizetési kötelezettségeket.
• A banki kivonatok feldolgozása, azért, hogy naprakészen tudjuk tartani a vevői követeléseinket és szállítói kötelezettségeinket.

A banki utalás a vállalkozások feladata, de a kivonat feldolgozása is az, különösen akkor, ha a könyvelést egy könyvelő iroda végzi, és ők nem tudnak naprakész információt szolgáltatni.

A vállalkozások jelentős időt takaríthatnak meg, ha ezt a folyamatot automatizálják.

Legtöbb ügyviteli rendszer biztosítja az utalások elektronikus elkészítését és az elektronikus banki kivonat befogadását, feldolgozását. Ezek az automatizmusok akkor működnek megfelelően, és kevés manuális javítást igényelnek, ha csak annyi információt tartalmaznak, ami az ügyletek azonosításához szükségesek, és ezeket kódolt formában tartalmazzák. Így amikor egy banki utalást elkészítünk, akkor ügyelni kell arra, hogy azok ne tartalmazzanak fölösleges információt, főképp olyan információt ne tartalmazzanak, aminek egyébként nincs jelentősége, mert az utalás más adatából az már egyértelműen kiderül.

A banki utalások során jellemzően számlát (normál, előleg, módosító) vagy egy díjbekérőt utalunk el.

_________________________________________________


Banki utalás lépései

1.Bankszámla szám 

Amikor banki átutalást végzünk, ki kell választanunk a céget, akinek utalunk. Az első és legfontosabb feladat, mindjárt itt jelentkezik. Minden esetben ellenőrizzük le a bejövő számlán a szállítónk bankszámla számát. Ezt mindenképp érdemes megtennünk, mert sok kellemetlenségtől kímélhetjük meg magunkat. Egy téves bankszámla történő utalás rendezése jelentős időt vesz igénybe, nem beszélve arról, hogy a szállítónkat sem fizettük ki. A banki kivonat elektronikus feldolgozásakor a partner azonosítása a bankszámlaszámon, vagy partner néven történik, ezért fontos a partnerek bankszámlaszámának kitöltése, nevüknek pontos tárolása.

2.Utalandó összeg 

Az utalandó összeg esetében forintra annyit kell utalnunk, amennyi a számlán szerepel. A banki utalásnál nem kell kerekítéssel foglalkoznunk, esetleg az ügyfél ezt udvarias gesztusnak gondolja, de nem az, mert még többletmunkát adunk neki, ugyanis, ha a többet vagy kevesebbet utalunk, akkor mind a saját mind pedig a szállítónk pénzügyi emberei számára egy újabb feladatot adunk, hogy ezt a kis értékű különbözetet a könyvelésben a megfelelő helyre elkönyvelje. Megéri tehát figyelni az összegre, mert a pontos utalással időt takarítunk meg.

3.Megjegyzés, közlemény rovat 

A megjegyzés rovat a banki utaláson a partner ügyletének azonosítására szolgál, itt nagyon fontos, hogy ne tartalmazzon fölösleges, zavaró információkat, mert azok eltávolítása a banki bizonylat feldolgozásakor többletmunkát igényel. A partnerből már lehet következtetni, hogy mire vonatkozik az utalás. Pl. állami szerveknek nem utalunk számlát, de a vevők számlára utalnak, illetve a szállítóknak számlát utalunk. Kevert esetek elég ritkán fordulnak elő.

Néhány példa, az általában előforduló, közlemény tartalmakra:

________________________________________________

A variációk száma végtelen. A megjegyzés rovatba bőven elegendő beleírni a számla pontos sorszámát, hiszen a sorszám alapján, mind a két oldalon a számviteli szakemberek pontosan be fogják tudni azonosítani, hogy mit fizettünk ki. Minden felesleges szöveg csak zavaró és mindenki számára az időt viszi el.

Parola Kft. a megjegyzés mezőt arra használja fel, hogy a kiállított – kimenő, vevői számlát – összeillessze, szaknyelven: összepontozza a banki utalással. Ezért, ha szeretnénk a vevői folyószámlánkat rendben tudni, igen sok idő azzal fog elmenni, hogy az utaláskor feleslegesen odagépelt szövegeket a banki kivonat importálásakor kitörölgetjük!

Az automatikus banki import még elég ritka a könyvelők számára, így őket talán nem vagy kevésbé zavarja, hogy olyan szövegek vannak a megjegyzés rovatban, amelyekre ott nincs is szükség, hiszen ők a kivonat minden sorát kézzel rögzítik fel. A hiányos kitöltés, vagy hibás viszont nekik is gondot fog okozni, tehát a hiányzó számla sorszám, vagy a nem megfelelő összeg utalása.

Bízunk benne, hogy számviteli levelünkkel Önök munkája is eredményesebb és hatékonyabb lesz!